Krajowy System e-Faktur (KSeF) cz. I – wprowadzenie oraz znaczenie dla organizacji przedsiębiorstwa

Przedsiębiorcy w Polsce właśnie stają przed jednym z największych wyzwań w obszarze rozliczeń podatkowych ostatnich lat – wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). 

Choć zmiana ta jest często postrzegana jako projekt technologiczny, to w rzeczywistości ma znacznie szerszy charakter. Obejmuje przecież nie tylko aspekty prawno-podatkowe, ale też praktyczne, w tym przede wszystkim aspekty organizacyjne. 

Wdrożenie KSeF wymaga nie tylko dostosowania systemów informatycznych, ale głównie uporządkowania procesów wewnętrznych związanych z obiegiem dokumentów. 

Istota KSeF 

KSeF to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. 

Faktura ustrukturyzowana jest szczególnym rodzajem faktury elektronicznej, wystawianej w określonym formacie, udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Otrzymuje ona indywidualny numer identyfikacyjny (tzw. KSeF ID).  

Warto jednak wiedzieć, że nie wszystkie dokumenty, które funkcjonują w obrocie gospodarczym, będą objęte systemem – do KSeF nie trafiają m.in. faktury pro forma, noty księgowe czy załączniki w formie nieustrukturyzowanej.  

Harmonogram wdrożenia 

Obowiązek stosowania KSeF, czyli wystawiania faktur ustrukturyzowanych, wprowadzany jest etapowo: 

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązuje przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązuje pozostałych przedsiębiorców (z pewnymi wyjątkami).  

W praktyce jednak system obejmuje wszystkich już od 1 lutego 2026 r. Skoro bowiem już od tego dnia część podmiotów wystawia faktury w KSeF, to oznacza konieczność ich odbioru przez kontrahentów również za pomocą systemu – nawet jeśli nie są oni jeszcze zobowiązani do wystawiania własnych faktur w systemie.  

Istotne jest to, że: 

• do końca 2026 r. odroczono część sankcji,
• od 1 stycznia 2027 r. wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z KSeF, a także do podawania numeru KSeF faktury przy dokonywaniu płatności.  

Archiwizacja i dostęp do dokumentów 

Ważną zmianą jest również sposób przechowywania faktur. Dokumenty wystawione w KSeF będą archiwizowane w systemie przez okres 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.  

W praktyce oznacza to: 

• brak konieczności przechowywania duplikatów faktur,
• stały dostęp do dokumentów w systemie,
• przeniesienie ciężaru archiwizacji na infrastrukturę państwową.

KSeF jako zmiana organizacyjna 

Z perspektywy przedsiębiorstwa wdrożenie KSeF nie ogranicza się do implementacji narzędzia informatycznego. Wymaga ono w szczególności: 

• dostosowania procedur obiegu dokumentów,
• określenia zasad współpracy np. z biurem rachunkowym,
• uregulowania zasad archiwizacji i dostępu do danych,
• uporządkowania przepływu informacji pomiędzy działami i poszczególnymi osobami/pracownikami oraz nadania odpowiednich uprawnień. 

W praktyce oznacza to konieczność odpowiedzi na podstawowe pytania organizacyjne: 

• kto odpowiada za przygotowanie danych do faktury,
• kto ją wystawia i weryfikuje,
• kto przesyła fakturę do systemu,
• kto odpowiada za odbiór faktur od kontrahentów. 

Brak jasnych odpowiedzi na te kwestie może prowadzić do błędów, opóźnień oraz ryzyk podatkowych. 

Znaczenie procedur wewnętrznych 

Doświadczenia z wdrożeń podobnych rozwiązań pokazują, że największym wyzwaniem nie jest sama technologia, lecz brak uporządkowanych procesów. 

Dlatego wdrożenie KSeF powinno być poprzedzone: 

• analizą istniejących procedur,
• identyfikacją punktów krytycznych,
• wyraźnym podziałem zakresu obowiązków i przypisaniem odpowiedzialności,
• przygotowaniem spójnych, jasnych regulacji wewnętrznych. 

Rola doradztwa prawnego 

W praktyce coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wsparcie doradców prawnych na etapie przygotowania do wdrożenia KSeF. 

Zakres takiego wsparcia może obejmować: 

• audyt procesów fakturowania,
• przygotowanie procedur wewnętrznych,
• opracowanie zakresu obowiązków oraz zasad odpowiedzialności pracowników,
• dostosowanie umów z kontrahentami. 

Właściwie przygotowana dokumentacja wewnętrzna nie tylko usprawnia funkcjonowanie organizacji, ale w razie kontroli podatkowej może też świadczyć o tym, że organizacja zachowała należytą staranność. 

KSeF dla większości przedsiębiorców właśnie startuje, więc niedługo spróbujemy ocenić, jak przebiega jego wdrożenie. Już dziś zapraszamy do lektury drugiej części – Krajowy System e-Faktur (KSeF) część II – wdrożenie w organizacji i praktyczne wyzwania