Konsorcjum w offshore i portach. 10 pytań, które trzeba zadać przed podpisaniem umowy. cz. 2 

Dziś kolejne 5 ważnych pytań, które trzeba zadać przed podpisaniem umowy konsorcjum. Dobrze przygotowana umowa może otworzyć drogę do zdobycia dużego kontraktu, cennego doświadczenia i kompetencji. Może też być początkiem owocnego i trwałego partnerstwa. Z kolei źle przygotowana umowa to właściwie gwarantowane źródło sporu: o zakres prac, płatności, odpowiedzialność, decyzje projektowe czy wyjście partnera.  Rachunek „za” i „przeciw” jest w tej sytuacji dość oczywisty. 

  6. Co się stanie, gdy jeden partner popełni błąd?

To pytanie trzeba zadać przed podpisaniem umowy, a nie dopiero po szkodzie. 

Błąd jednego partnera może wpłynąć na cały projekt. Błąd w dokumentacji opóźnia roboty. Opóźnienie dostaw zatrzymuje instalację. Problem z podwykonawcą wpływa na harmonogram wszystkich. Błąd formalny może utrudnić odbiór lub rozliczenie. 

Umowa powinna określać, kto ponosi skutki błędów i jak partnerzy ustalają przyczynę problemu. W praktyce opóźnienie często ma kilka źródeł: działanie partnera, zamawiającego i warunki zewnętrzne. 

Dobra umowa powinna przewidywać: 

• szybkie informowanie o problemie,
• ograniczanie szkody,
• dokumentowanie przyczyn opóźnienia,
• zasady pokrywania kar,
• dochodzenie roszczeń od partnera odpowiedzialnego za błąd. 

Bez tego partnerzy mogą spierać się nie tylko z zamawiającym, ale też między sobą. 

  7. Jak konsorcjum reaguje na zmianę zakresu prac?

W projektach offshore wind i inwestycjach portowych zmiany są częste. Mogą wynikać z warunków technicznych, zmian projektowych, decyzji administracyjnych, wymagań zamawiającego, pogody albo dostępności sprzętu. 

Umowa powinna opisywać, kto analizuje zmianę, wycenia dodatkowe prace, przedstawia stanowisko zamawiającemu, decyduje o przyjęciu zmiany i ponosi koszt, jeżeli zamawiający nie uzna roszczenia. Cała procedura powinna być jasna, przejrzysta i zaplanowana z góry, a nie dopiero wtedy, gdy wystąpi potrzeba. 

To szczególnie ważne, gdy zmiana dotyczy jednego partnera, ale wpływa na cały harmonogram. 

  8. Czy można wyjść z konsorcjum? Kiedy umowa konsorcjum przestaje obowiązywać?

Na początku partnerzy skupiają się na zdobyciu kontraktu. Rzadziej myślą o tym, co będzie, gdy kontraktu nie zdobędą albo jeden z nich będzie chciał wyjść z konsorcjum. 

Wyjście z konsorcjum nie jest zwykłym wypowiedzeniem prostej umowy. Konsorcjum jest powiązane z ofertą, postępowaniem, umową z zamawiającym i odpowiedzialnością partnerów. 

W PZP wyjście z konsorcjum w trakcie realizacji umowy jest z reguły niedopuszczalne. W relacji z zamawiającym może oznaczać zmianę wykonawcy, tj. istotną zmianę wymagającą przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia. Dopuszczalne są tylko pewne przypadki zmian podmiotowych, np. przekształcenie konsorcjanta. Jednak nawet takie zmiany zwykle wymagają przestrzegania ściśle określonych procedur oraz współpracy z zamawiającym.

Dlatego powinno być jasno określone, że jeżeli oferta wygra i będzie zawarty kontrakt, umowa powinna trwać aż do wygaśnięcia wszystkich zobowiązań z kontraktu: nie tylko wykonania prac, ale też rozliczeń, rękojmi, gwarancji, kar, dokumentacji i sporów. 

Jeżeli natomiast oferta nie wygra, umowa może obowiązywać do ostatecznego zakończenia postępowania lub jego unieważnienia, także po rozstrzygnięciu środków ochrony prawnej. Umowa może też rozwiązać się automatycznie, np. gdy konsorcjum nie złoży oferty w terminie albo zamawiający unieważni postępowanie. 

Rozwiązanie umowy nie musi dotyczyć wszystkich jej postanowień. Nadal mogą obowiązywać: poufność, rozliczenia, odpowiedzialność za wcześniejsze naruszenia, współpraca przy sporach lub kontrolach oraz – w dopuszczalnym zakresie — wyłączność albo ograniczenia konkurencyjne związane z danym projektem.

Podsumowując, możliwości wyjścia z konsorcjum często są ograniczone przepisami, umową i etapem projektu. Warto poświęcić tej kwestii uwagę już na etapie wstępnych negocjacji.  

  9. Jak zabezpieczyć informacje, dokumenty i relacje z zamawiającym?

W konsorcjum partnerzy wymieniają wiele informacji: dokumentację techniczną, dane finansowe, know-how, oferty podwykonawców, harmonogramy, ryzyka i strategię negocjacyjną. 

Umowa powinna określać: 

• kto ma dostęp do dokumentów,
• kto może je przekazywać dalej,
• jak chronione są informacje poufne,
• kto prowadzi korespondencję z zamawiającym,
• kto kontaktuje się z projektantem, inspektorem, inżynierem kontraktu lub administracją. 

To ważne biznesowo. Partnerzy współpracują przy jednym projekcie, ale poza nim mogą być konkurentami. Trzeba więc ustalić, które informacje wolno wykorzystać tylko do danego kontraktu. 

  10. Czy umowa konsorcjum jest dostosowana do umowy z zamawiającym?

To pytanie powinno zamykać pracę nad umową konsorcjum. 

Umowa konsorcjum musi być spójna z umową z zamawiającym. Jeżeli umowa główna przewiduje terminy, kary, raportowanie, standardy jakości, procedury zmian, wymagania dotyczące podwykonawców albo odbiory, umowa konsorcjum powinna przypisać te obowiązki konkretnym partnerom. 

Inaczej powstaje luka: na zewnątrz odpowiadają konsorcjanci, zazwyczaj solidarnie, a wewnątrz nie wiadomo, który partner wykonuje obowiązek lub ponosi koszt.  

Przed podpisaniem warto sprawdzić zwłaszcza: 

• harmonogram i kamienie milowe,
• kary umowne,
• zasady zmian,
• raportowanie,
• personel i ubezpieczenia,
• odbiory,
• podwykonawców.  

Dobra umowa konsorcjum jest wewnętrznym doprecyzowaniem najważniejszych obowiązków z umowy z zamawiającym. 

Podsumowanie 

Konsorcjum jest bardzo dobrym narzędziem w projektach offshore wind i inwestycjach portowych. W kontekście dużych przedsięwzięć, zainteresowanie taką formą współpracy będzie rosło. 

Nic dziwnego. Konsorcjum pozwala połączyć kompetencje, referencje, zasoby techniczne i finansowe. Może też umożliwić udział w dużym kontrakcie podmiotom, które samodzielnie nie spełniłyby wszystkich wymagań. 

Ale – i to bardzo ważne – nie powinno opierać się wyłącznie na zaufaniu i ogólnych ustaleniach. 

Największe ryzyka pojawiają się wtedy, gdy umowa nie odpowiada na praktyczne pytania: kto za co odpowiada, kto podejmuje decyzje, kto ponosi koszty, kto rozlicza kary, co dzieje się przy błędzie partnera i jak można zakończyć współpracę. 

Dlatego przed podpisaniem umowy konsorcjum warto zadać sobie jedno proste pytanie: czy ta umowa pomoże nam wykonać projekt, czy tylko pozwoli nam wspólnie złożyć ofertę? 

To duża różnica. 

Bo w offshore wind i inwestycjach portowych samo zdobycie kontraktu to dopiero początek. Prawdziwy test zaczyna się przy realizacji.