Do 25 września pozostało już niewiele czasu. To właśnie od tego dnia zacznie obowiązywać ustawa o ochronie sygnalistów. Regulacja ta ma na celu zwiększenie przejrzystości i odpowiedzialności w firmach prywatnych i publicznych.
O szczegółach nowych przepisów informowaliśmy w lipcowym artykule (przeczytaj tutaj). Teraz przyjrzymy się systemowi regulaminów zgłoszeń wewnętrznych i korzyściach dla firm, płynących z ich wdrożenia.
Wprowadzenie i cel regulaminu
Sygnalista to osoba informująca o naruszeniach prawa, do których doszło w związku z jego pracą. Nowe przepisy mają zapewnić ochronę każdemu sygnaliście, który zgłosi nieprawidłowości.
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych to kluczowy dokument, którego celem jest stworzenie bezpiecznego i poufnego kanału dla pracowników do zgłaszania naruszeń prawa. Jest obowiązkowy dla podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób, ale również mniejsze firmy mogą go wdrożyć, co jest szczególnie zalecane.
Proces tworzenia regulaminu
Regulamin powinien być opracowany po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników, a jego postanowienia zaczynają obowiązywać po 7 dniach od ich podania do publicznej wiadomości.
Dokument powinien jasno określać m.in.:
- kto odpowiada za przyjmowanie zgłoszeń,
- jakie są formy zgłoszeń (pisemne, ustne, telefoniczne, itd.),
- czy przyjmowane są zgłoszenia anonimowe,
- kto podejmuje działania następcze, w tym weryfikuje zgłoszenie wewnętrzne,
- jaka jest procedura po zgłoszeniu.
Wdrożenie regulaminu
Regulamin powinien być przejrzysty i zrozumiały dla wszystkich pracowników i współpracowników. Bardzo ważne dla skutecznego funkcjonowania systemu zgłoszeń będą też na pewno regularne szkolenia i informowanie o procedurach. Z kolei monitorowanie i aktualizowanie regulaminu zapewni jego zgodność z obowiązującymi przepisami oraz efektywność w praktyce.
Korzyści z wdrażania procedur zgłoszeń wewnętrznych
Wdrożenie procedur zgłoszeń wewnętrznych to dla przedsiębiorców liczne korzyści, tak prawne, jak i wizerunkowe. Przede wszystkim, stworzenie bezpiecznego kanału do zgłaszania naruszeń prawa pozwala na wczesne wykrywanie i rozwiązywanie potencjalnych problemów zanim przerodzą się one w poważne kryzysy prawne lub związane z reputacją pracodawcy.
Dodatkowo, przedsiębiorcy, którzy wdrażają takie procedury, zyskują narzędzie do skutecznego zarządzania ryzykiem, co może ograniczyć straty finansowe i operacyjne związane z nieprawidłowościami.
Z perspektywy wizerunkowej, firmy aktywnie promujące przejrzystość i odpowiedzialność budują zaufanie zarówno wśród pracowników, jak i klientów oraz partnerów biznesowych. Przedsiębiorstwo, które dba o etyczne standardy, jest postrzegane jako bardziej wiarygodne i godne zaufania. To z kolei może przyciągać lepszych pracowników, partnerów biznesowych oraz klientów, którzy cenią sobie uczciwość i transparentność w działaniu.
Podsumowanie
Na wdrożenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych pozostało niewiele czasu, jednak warto przeprowadzić ten proces w sposób przemyślany, rzetelny i dokładny. Kluczowe jest zapewnienie poufności i ochrony danych osobowych sygnalistów oraz precyzyjne określenie ról w naszej organizacji.
Tworzenie regulaminu powinno uwzględniać konsultacje z organizacjami związkowymi albo przedstawicielami pracowników oraz zapewniać skuteczne kanały komunikacji i wsparcie prawne.
Wdrożenie regulaminu musi być starannie zaplanowane, dostosowane do specyfiki organizacji i nade wszystko, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.
Opracował:
Stanisław Kaup
Przewodniczący Komisji Gospodarki Morskiej, Rozwoju i Promocji RM, Radny Miasta Szczecin IX Kadencji. W latach 2019-2023 Dyrektor biura Posła Arkadiusza Marchewki. Ekspert w Ministerstwie Infrastruktury, w departamencie gospodarki morskiej. Ukończył studia prawnicze na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego. Prywatnie miłośnik piłki nożnej, jako widz i aktywny gracz. W wolnych chwilach lubi gotować i odkrywać nowe smaki.
