Już w 2021 roku unijne prawo nakazało zaimplementować do polskiego porządku prawnego regulacje o ochronie sygnalistów. Minęły trzy lata i dopiero we wrześniu wejdą w życie właściwe przepisy.
Nowe obowiązki dotkną około 32 tysiące firm i 16 tysięcy jednostek publicznych. W artykule wyjaśnimy, kogo dotyczą nowe przepisy, kim jest sygnalista i jakie są zasady jego ochrony oraz kto musi, a kto może wprowadzić te procedury.
Kim jest sygnalista
Uchwalona w czerwcu tego roku ustawa o ochronie sygnalistów (potocznie whistleblowing), wejdzie w życie 25 września 2024 roku. Nowe prawo ma na celu zwiększenie transparentności i odpowiedzialności w polskich firmach. Co ważne, dotyczy to zarówno sektora prywatnego, jak i publicznego.
Ustawa definiuje sygnalistę jako osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniach prawa, uzyskane w kontekście związanym z pracą.
Dotyczy to nie tylko pracowników etatowych, ale także tymczasowych oraz osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, przedsiębiorców, akcjonariuszy, członków organów osób prawnych, stażystów, wolontariuszy, funkcjonariuszy i żołnierzy.
Uchwalone przepisy mają na celu zapewnienie ochrony tym osobom, w razie zgłoszenia przez nich naruszenia prawa.
Dla kogo obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych
W Polsce obowiązek ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych mają podmioty prywatne i publiczne, na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę zarobkową co najmniej 50 osób, według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Z obowiązku zwolnione są jedynie jednostki organizacyjne gmin lub powiatów, liczące mniej niż 10 tys. mieszkańców.
Do liczby 50 osób, które wykonują pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wliczani będą pracownicy w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem, na innej podstawie niż stosunek pracy.
Zakłady pracy, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje mniej niż 50 osób mogą, ale nie muszą wdrażać procedury. Zawsze warto to jednak rozważyć.
Ustawa w praktyce
Nowa przepisy przewidują obowiązek utworzenia przez firmy i instytucje wewnętrznych kanałów zgłoszeń. Ich celem ma być przekazywanie informacji o naruszeniach prawa w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej, z jednoczesnym zapewnieniem poufności tożsamości wszystkich zaangażowanych stron.
Zakłady pracy muszą również opracować i wdrożyć szczegółowe procedury postępowania ze zgłoszeniami, w których określą kroki weryfikacyjne i działania naprawcze, a także przeprowadzać regularne szkolenia dla pracowników. Wszystko po to, aby uświadomić im ich prawa, obowiązki oraz mechanizmy ochrony przed działaniami odwetowymi.
Ponadto, system zgłoszeń musi być systematycznie monitorowany i aktualizowany. Ma to zapewnić jego skuteczność i zgodność z przepisami prawa. A w efekcie zbudować zaufanie i promować kulturę transparentności i odpowiedzialności w organizacji.
Whistleblowing pod ochroną
Pracownik może zgłosić nieprawidłowości na trzy sposoby. Poprzez wspomniane już wewnętrzne kanały zgłoszeń, utworzone przez podmioty prywatne i publiczne, zewnętrzne kanały zgłoszeń do odpowiednich organów państwowych (np. Rzecznik Praw Obywatelskich) oraz poprzez publiczne ujawnienie.
Niezależnie od wybranej drogi, z chwilą ujawnienia nieprawidłowości pracownik zostaje objęty ochroną. Pod warunkiem jednak, że są uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszona lub ujawniona informacja jest prawdziwa, i że jest informacją o naruszeniu prawa.
Wobec zgłaszającego nie można podejmować działań odwetowych ani nawet prób ich zastosowania. Jeśli sygnalista świadczył, świadczy lub ma świadczyć pracę na podstawie stosunku pracy, nie można go dyskryminować poprzez odmowę zatrudnienia, zwolnienie, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu, przeniesienie na niższe stanowisko, mobbing czy inne formy dyskryminacji.
Działania odwetowe to także próby i groźby takich działań. Sygnalista, który padnie ich ofiarą, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia.
Z drugiej strony, osoba, która doznała szkody z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od sygnalisty za naruszenie dóbr osobistych.
Brak procedur zgłoszeń wewnętrznych ma swoje konsekwencje
Ustawa przewiduje możliwość nałożenia kary grzywny na pracodawcę, jeśli w ogóle nie ustanowi on procedury zgłaszania naruszeń lub ustanowi ją z istotnym naruszeniem wymogów.
W tym kontekście, wprowadzenie ustawy o ochronie sygnalistów może być postrzegane przez pracodawców jako dodatkowe obciążenie. Niemniej jednak warto spojrzeć na ten rewolucyjny obowiązek z perspektywy korzyści, jakie może przynieść organizacji.
Pozyskiwanie informacji o nieprawidłowościach wewnątrz firmy umożliwia szybkie podjęcie działań naprawczych, uniknięcie prawnych i finansowych konsekwencji oraz ochronę dobrego imienia firmy.
Przystosowanie firmy do nowego prawa
Możliwość dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów jest niezwykle cenna dla firm. Warto to rozważyć również w zakładach pracy, które nie zatrudniają więcej niż 50 pracowników.
Wprowadzenie narzędzi dla sygnalistów również przez przedsiębiorców, którzy nie mają takiego obowiązku, może zapobiec powstawaniu szkód lub ograniczyć ich rozmiary, dzięki szybkiej reakcji na naruszenie.
Nowe przepisy to także idealna okazja, aby wprowadzić inne wewnętrzne regulacje, takie jak kodeksy etyki czy procedury antymobbingowe.
Jakkolwiek wdrożenie nowych przepisów może być wyzwaniem, warto przeanalizować wszystkie za i przeciw, a w razie potrzeby skorzystać z pomocy profesjonalisty.
