25 września 2024 roku weszła w życie ustawa o ochronie sygnalistów, która nałożyła na firmy liczące powyżej 50 pracowników obowiązek wdrożenia procedur związanych z przyjmowaniem zgłoszeń o nieprawidłowościach. Jednak dla wielu przedsiębiorstw kluczowym terminem staje się teraz 1 stycznia 2025 roku. Właśnie według stanu na ten dzień po raz kolejny powinno być sprawdzone zatrudnienie, co oznacza, że firmy, które przekroczą próg 50 pracowników, będą zobowiązane do wprowadzenia odpowiednich rozwiązań.
Co oznacza próg 50 pracowników
Próg ten obejmuje zarówno osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, jak i pracowników, którzy świadczą usługi w oparciu o umowy cywilnoprawne. Uwzględnienie powinni być też stażyści czy osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, współpracujące z firmą (jeśli nie zatrudniają innych osób). Oznacza to, że firmy muszą dokładnie przeanalizować strukturę zatrudnienia, uwzględniając także niestandardowe formy współpracy.
Dlaczego 1 stycznia 2025 roku jest ważny
Choć ustawa formalnie obowiązuje od września 2024 roku, to właśnie 1 stycznia 2025 roku jest kluczowym momentem, w którym każda firma musi zaktualizować informacje o liczbie zatrudnionych. Jeśli okaże się, że przedsiębiorstwo w dniu 1 stycznia przekracza liczbę 50 pracowników, ma obowiązek natychmiast wdrożyć procedury wewnętrzne dla sygnalistów.
Firmy, które już wcześniej miały obowiązek wdrożenia takich procedur, muszą upewnić się, że ich systemy są zgodne z wymaganiami ustawy, natomiast te, które osiągną próg zatrudnienia po raz pierwszy, będą musiały przygotować i wprowadzić odpowiednie rozwiązania od podstaw.
Na czym polegają procedury sygnalistów
Zgodnie z ustawą, procedury sygnalistów muszą obejmować m.in.:
- wprowadzenie odpowiedniego regulaminu,
- wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń,
- określenie sposobu zgłaszania naruszeń,
- ustalenie trybu postępowania w przypadku zgłoszeń anonimowych,
- zapewnienie ochrony sygnalistom przed działaniami odwetowymi,
- określenie terminu udzielania informacji zwrotnych.
Procedury powinny także umożliwiać anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości, choć nie jest to obowiązkowe. W przypadku zgłoszeń imiennych przedsiębiorca ma siedem dni na przekazanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
Co grozi za brak wdrożenia procedur
Firmy, które zignorują obowiązek wdrożenia procedur sygnalistów, narażają się na poważne konsekwencje. Ustawa przewiduje m.in.:
- kary finansowe,
- odpowiedzialność karną dla osób dopuszczających się działań odwetowych wobec sygnalistów,
- prawo sygnalistów do odszkodowania.
Jak przygotować się do 1 stycznia 2025 roku
Firmy powinny jak najszybciej:
- Przeanalizować liczbę zatrudnionych – uwzględniając różne formy współpracy.
- Przygotować procedury – zgodnie z wytycznymi ustawy.
- Przeszkolić pracowników i kadrę zarządzającą – tak, aby wszyscy byli świadomi nowych obowiązków.
- Zapewnić anonimowość i poufność zgłoszeń – poprzez odpowiednie narzędzia i procesy.
Dla przedsiębiorstw, które już przekroczyły próg 50 zatrudnionych w 2024 roku, obowiązuje termin przygotowania pełnej dokumentacji na dzień 1 stycznia 2025 roku.
Podsumowanie
Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza istotne zmiany w funkcjonowaniu firm zatrudniających powyżej 50 pracowników. Kluczowe daty – 25 września 2024 roku oraz 1 stycznia 2025 roku – wyznaczają momenty, w których przedsiębiorcy muszą zadbać o dostosowanie swoich struktur i procedur. Firmy, które nie wdrożą wymagań, narażają się nie tylko na sankcje finansowe i prawne, ale także na utratę reputacji. Dlatego warto już teraz podjąć odpowiednie kroki, aby sprostać nowym wymogom.
Opracował:
Stanisław Kaup
Przewodniczący Komisji Gospodarki Morskiej, Rozwoju i Promocji RM, Radny Miasta Szczecin IX Kadencji. W latach 2019-2023 Dyrektor biura Posła Arkadiusza Marchewki. Ekspert w Ministerstwie Infrastruktury, w departamencie gospodarki morskiej. Ukończył studia prawnicze na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego. Prywatnie miłośnik piłki nożnej, jako widz i aktywny gracz. W wolnych chwilach lubi gotować i odkrywać nowe smaki.
