Organizacja wydarzeń jachtowych a prawo

Organizacja wydarzeń jachtowych, takich jak regaty, targi jachtowe czy inne imprezy branżowe, to złożony proces, który wymaga skrupulatnego przestrzegania przepisów prawnych. Niezależnie od skali wydarzenia, organizatorzy muszą spełnić szereg wymagań, zdobyć pozwolenia i zabezpieczyć się odpowiednimi ubezpieczeniami.

Pozwolenia i zgłoszenia 

Organizacja wydarzenia na wodach publicznych nie dojdzie do skutku bez zgody lokalnych władz oraz zarządców akwenów. Może ona dotyczyć: 

• organizacji imprezy masowej 

w przypadku wydarzeń o dużej liczbie uczestników potrzebne będzie pozwolenie w oparciu o przepisy ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych; 

• korzystania z akwenów wodnych 

niezbędne jest uzyskanie zgody od zarządcy akwenu – przy akwenach publicznych zarządcą będzie Urząd Morski lub gmina.

Ubezpieczenia

Organizacja wydarzenia jachtowego wiąże się z różnymi ryzykami, a to wymaga odpowiednich ubezpieczeń, np.: 

• ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) 

chroniącego organizatora przed roszczeniami z tytułu szkód wyrządzonych osobom trzecim; 

• ubezpieczenia sprzętu i mienia:  

obejmującego ochronę sprzętu używanego podczas wydarzenia; 

• ubezpieczenia uczestników (NNW) 

zapewniającego odszkodowanie w przypadku nieszczęśliwych wypadków uczestników. 

Organizator odpowiada za bezpieczeństwo uczestników i widzów, a jego zaniedbania mogą skutkować odpowiedzialnością cywilną lub nawet karną w przypadku poważnych naruszeń.

Umowy 

Współpraca z dostawcami, sponsorami oraz uczestnikami będzie oczywiście opierać się na umowach zawartych z nimi. W każdej z nich ważne mogą być inne elementy, np.: 

• umowa z dostawcami i partnerami 

powinna jasno określać zakres obowiązków, terminy realizacji oraz warunki płatności. Trzeba też uwzględnić klauzule dotyczące odpowiedzialności stron; 

• umowa sponsorska 

określa, korzyści sponsora w zamian za wsparcie finansowe lub rzeczowe. Ważne jest ustalenie kwot, terminów płatności oraz ewentualnych kar umownych; 

• umowa z uczestnikami 

uczestnicy powinni podpisać oświadczenia o akceptacji regulaminu, stanie zdrowia oraz zgodę na przetwarzanie danych osobowych i wykorzystanie wizerunku. Należy jasno określić warunki opłat za udział i politykę zwrotów.

Prawo autorskie i prawo do prywatności

Organizatorzy nierzadko chcą promować swoje wydarzenie przy pomocy zdjęć uczestników, puszczać muzykę ze sceny czy przekazywać dane uczestników partnerom. Muszą w takim przypadku zadbać o zgodność swoich działań z przepisami dotyczącymi praw autorskich i ochrony wizerunku, np.: 

• wykorzystanie materiałów chronionych prawem autorskim 

konieczne jest uzyskanie odpowiednich licencji na muzykę, zdjęcia czy materiały wideo wykorzystywane podczas wydarzenia; 

• ochrona wizerunku uczestników 

niezbędne jest uzyskanie pisemnych zgód od uczestników i widzów na wykorzystanie ich wizerunku w materiałach promocyjnych 

• polityka prywatności 

przy gromadzeniu danych osobowych należy przestrzegać przepisów RODO, w tym informować o celu i zakresie przetwarzania danych oraz zapewnić możliwość ich modyfikacji lub usunięcia.

Podsumowanie

Organizacja wydarzeń jachtowych wymaga starannego planowania i przestrzegania przepisów. Dość szerokie spektrum regulacji prawnych może powodować wątpliwości organizatora, czy pod względem formalnych na pewno wszystko zostało dopilnowane i zabezpieczone. Jeśli więc planujesz organizację wydarzenia i potrzebujesz wsparcia w uzyskaniu niezbędnych pozwoleń oraz zgód, warto skonsultować się z prawnikiem.