Hierarchia dokumentów w umowach portowych  

Porty morskie to akweny i grunty oraz związaną z nimi infrastruktura. Budowa i modernizacja portów wiąże się z wieloma specyficznymi wymaganiami prawnymi oraz technicznymi. W praktyce zawarcie wszystkich wymagań i regulacji w jednym dokumencie nie jest możliwe, a wraz ze wzrostem liczby załączników do umowy rośnie również ryzyko niespójności i sporów. 

Czym jest hierarchia dokumentów  

Hierarchia dokumentów to postanowienie, które znajduje się w umowie i reguluje kolejność ich ważności. Wprowadzenie takiego zapisu nie jest obowiązkowe, ale w wielu przypadkach może pomóc w uniknięciu wątpliwości.  

W jakich umowach warto ją wprowadzać  

Właściwie we wszystkich umowach o znacznym stopniu skomplikowania dobrze, żeby takie postanowienie się znalazło. Zwłaszcza, jeśli zrozumienie tematu wymaga wiedzy z różnych dziedzin, a częścią umowy są obszerne załączniki.  

Typowym przykładem mogą być tu umowy o roboty budowlane, w których przypadku konieczne jest wykonanie obiektu co najmniej zgodnie z projektem i wiedzą techniczną. Im bardziej skomplikowana i większa inwestycja, tym więcej dokumentów, w których są obowiązki stron.  Rośnie również ryzyko niespójności między dokumentami, a w konsekwencji sporów, opóźnień oraz roszczeń.  

W przypadku inwestycji portowych zazwyczaj spotyka się szczegółowe specyfikacje techniczne, które mogą wymagać zastosowania konkretnych materiałów (np. odpornych na działanie soli), odpowiedniego fundamentowania w trudnych warunkach gruntowych czy zapewnienia odpowiednich głębokości dla statków. 

Na co zwrócić uwagę  

W celu dobrego przygotowania odpowiednich zapisów warto: 

   1.  Zebrać zespół specjalistów, których wiedza jest potrzebna z uwagi na przedmiot danej umowy – w przypadku każdej umowy o roboty budowalne będą to co najmniej osoby posiadające wiedzę techniczną, prawną oraz rozliczeniową. Zespół taki powinien brać udział w spotkaniach i konsultacjach, które pozwolą na ustalenie ostatecznej treści umowy.

   2.  Zastanowić się jakie dokumenty regulują obowiązki stron – oprócz samej umowy mogą to być również: 

• załączniki do umowy, np.:
• dokumenty o charakterze technicznym (w szczególności dokumentacja projektowa, Specyfikacje Techniczne Wykonania i Odbioru Robót),
• harmonogramy,
• dokumenty wymagane odrębnymi przepisami np. decyzje administracyjne czy dokumenty dotyczące RODO,
• inne dokumenty, które formalnie nie są załączane do umowy (np. Specyfikacja Warunków Zamówienia, oferta wykonawcy), ale ich treść jest istotna dla jej prawidłowego wykonania.

   3.  Sprawdzić spójność dokumentów – w razie rozbieżności warto zmienić wątpliwe zapisy (o ile nie jest to niezgodne z przepisami) lub co najmniej skonsultować wątpliwości z drugą stroną umowy.

   4.  Zastanowić się nad konsekwencjami możliwych rozbieżności. 

   5.  Ustalić hierarchię dokumentów i wpisać ją do umowy.  

   6.  Ustalić skutki rozbieżności i wpisać je do umowy.   

Jak dobrze sformułować zapis  

Treść konkretnego zapisu zależy oczywiście od okoliczności, nie da się zaproponować jednego uniwersalnego.  

Niezłym punktem wyjścia będzie takie rozwiązanie:  

Dokumenty wymienione poniżej będą uważane, odczytywane i interpretowane jako integralna część niniejszej Umowy, według następującej hierarchii ważności: 1, 2, 3, 4.

Podsumowanie  

Ustalanie hierarchii dokumentów jest powszechną praktyką w przypadku dużych inwestycji realizowanych w oparciu o tzw. warunki kontraktowe FIDIC lub przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. W przypadku portowych umów o roboty budowlane jest niezwykle istotne dla prawidłowego przebiegu inwestycji.  

Dobre zarządzanie dokumentami pozwala na zachowanie przejrzystości w procesie budowlanym, eliminowanie nieporozumień i umożliwia efektywne zarządzanie ryzykiem. Każdy dokument pełni określoną rolę i wpływa na realizację projektu, dlatego ich odpowiednia organizacja jest fundamentem sukcesu inwestycji portowej. 

Oczywiście ustalenie hierarchii dokumentów może znaleźć się też w innych, mniej skomplikowanych umowach. Jeśli dokumenty okażą się spójne, to ta klauzula nie znajdzie zastosowania. Ale w razie choćby niewielkich niezgodności może okazać się kluczowa dla uniknięcia sporów i roszczeń.