e-Doręczenia – nowy obowiązek dla przedsiębiorców

Czym są e-Doręczenia

Od 1 stycznia 2025 r. weszły w życie przepisy regulujące usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Jest to nowy system, w którym wszystkie podmioty publiczne i część niepublicznych będą miały obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Na taki adres kierowana będzie korespondencja ze skutkiem równoważnym dla listów poleconych za potwierdzeniem odbioru. Docelowo system ma zastąpić doręczanie pism procesowych przez pocztę i ePUAP.

Kogo dotyczą nowe przepisy

Regulacje dotyczą podmiotów publicznych (m.in. organy administracji rządowej, ZUS, NFZ, a w dalszej kolejności też jednostki samorządu terytorialnego i sądy), a także podmiotów niepublicznych, w tym przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS i CEIDG. Każdy podmiot zarejestrowany w tym roku w CEIDG i w KRS będzie miał obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń. Zakładanie takiego adresu lub dodawanie go do bazy adresów elektronicznych (BAE) będzie jednym z kroków rejestrowania działalności.

Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG przed 1.01.2025 r.

Podmioty zarejestrowane w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. mają obowiązek stosować e-Doręczenia od 1 października 2026 r. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy przedsiębiorca po 30 czerwca 2025 r. złoży wniosek o zmianę wpisu. Wtedy będzie już zobowiązany posiadać adres do e-doręczeń.

Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1.01.2025 r.

Podmioty zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. mają obowiązek stosowania e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 r. Skrzynkę można założyć za pośrednictwem strony www.gov.pl. Taki wymóg dotyczy wszystkich podmiotów wpisanych do KRS, czyli także stowarzyszeń i fundacji. Od chwili założenia adresu do e-Doręczeń, podmioty korzystające z systemu e-Doręczeń będą mogły przesyłać korespondencję w sposób elektroniczny.

Wady i zalety

Nowy system doręczeń elektronicznych ma przynieść ze sobą korzyści, takie jak szybsze doręczanie korespondencji, zwiększone bezpieczeństwo wrażliwych danych, zmniejszenie kosztów i swobodę w nadawaniu i odbieraniu korespondencji o dowolnej porze i z dowolnego miejsca. Z drugiej strony wdrożenie systemu oznacza problemy organizacyjne i prawne, z którymi zmagają się już pierwsi użytkownicy. Należy pamiętać, że organy publiczne, które są zobligowane do tworzenia e-Doręczeń, będą przystępować do nich sukcesywnie w ciągu całego 2025 r. (nie wszystkim uda się to z początkiem roku). Natomiast termin na dostosowanie się do nowych przepisów dla sądów to dopiero 2029 r.

Jaka kara za nieposiadanie ADE

Nowe przepisy obligują podmioty do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych od określonej daty, jednak nie przewidziano sankcji za niedopełnienie tego obowiązku. W takim przypadku sądy i urzędy, które będą już dysponowały swoimi adresami, będą musiały doręczać pisma wskazanym osobom hybrydowo (adresat będzie otrzymywał przesyłkę w formacie tradycyjnego listu poleconego).