Już 13 października wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, przewidująca między innymi nowe uprawnienia dla organów spółek, zmianę zasad odpowiedzialności członków zarządu czy doprecyzowanie kwestii związanych z obliczaniem mandatów i kadencji członków organów.
Październikowa zmiana jest jedną z największych reform Kodeksu spółek handlowych od lat. Z tego też powodu, pozostałe zagadnienia, tj. grupy spółek czy zwiększone kompetencje rad nadzorczych omówimy już w kolejnych publikacjach.
A oto, niektóre z zapisów, z którymi już teraz warto się zapoznać.
Przestępstwa, które wyłączają możliwość sprawowania funkcji w organach spółki
Nowelizacja rozszerza katalog przestępstw, których popełnienie stwierdzone prawomocnym wyrokiem skazującym wyklucza możliwość pełnienia funkcji członka zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatora oraz prokurenta w spółkach kapitałowych o przestępstwa polegające na:
- przyjmowaniu korzyści majątkowych lub osobistych albo ich obietnic w związku z pełnieniem funkcji publicznej,
- udzielaniu lub obietnicy udzielenia korzyści majątkowej lub osobistej osobie pełniącej funkcję publiczną w związku z pełnieniem tej funkcji,
- pośrednictwie w załatwieniu sprawy w zamian za korzyść majątkową lub osobistą albo jej obietnicę z jednoczesnym powołaniem się na wpływy w instytucji państwowej, samorządowej, organizacji międzynarodowej albo krajowej lub w zagranicznej jednostce organizacyjnej dysponującej środkami publicznymi,
- udzieleniu lub obietnicy udzielenia korzyści majątkowej lub osobistej w zamian za pośrednictwo w załatwieniu sprawy w instytucji państwowej, samorządowej, organizacji międzynarodowej albo krajowej lub w zagranicznej jednostce organizacyjnej dysponującej środkami publicznymi, polegające na bezprawnym wywarciu wpływu na decyzję, działanie lub zaniechanie osoby pełniącej funkcję publiczną, w związku z pełnieniem tej funkcji,
- przekroczeniu uprawnień lub niedopełnieniu obowiązków przez funkcjonariusza publicznego mogącym skutkować szkodą interesu publicznego lub prywatnego.
Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego będzie udzielać sądom rejestrowym z urzędu informacji o osobach, które od dnia wejścia w życie nowelizacji nie będą mogły pełnić funkcji w spółkach kapitałowych.
Co ważne, odnosi się to również do osób, które rozpoczęły pełnienie funkcji przed wejściem w życie nowelizacji.
Staranność i lojalność członka zarządu (business judgement rule)
Członkowie zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidatorzy odpowiadają za szkodę wyrządzoną spółce.
Zgodnie z dotychczas obowiązującymi zasadami, osoby te odpowiadały za szkodę wyrządzoną zaniechaniem lub działaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy/statutu spółki, chyba że nie ponosiły winy.
Nowelizacja łagodzi tę odpowiedzialność. Teraz członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator nie będą naruszać obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, będą działać w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.
Zasada biznesowej oceny sytuacji (business judgement rule) wiąże się z uznaniem, że każda decyzja biznesowa niesie za sobą ryzyko niepowodzenia. Członkowie organów spółki powinni więc mieć możliwość uwolnienia się od odpowiedzialności za niekorzystny rezultat decyzji, jeżeli proces jej podjęcia został przeprowadzony prawidłowo i poprzedzony był wnikliwą analizą.
Ocena działań organów zarządzających powinna być dokonywana już na etapie podejmowania decyzji oraz uwzględniać takie czynniki. jak:
- prawidłowość procedury podejmowania decyzji, w tym zasięgnięcie i uzyskanie opinii specjalisty na podstawie pełnych aktualnych danych,
- dochowanie należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności przez członków organów zarządzających,
- zachowanie obowiązku dochowania lojalności.
Tajemnica po wygaśnięciu mandatu
Dotychczas obowiązek nieujawniania tajemnicy spółki uregulowany był w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Spółka mogła również zawrzeć z członkiem zarządu odrębną umowę w tym zakresie.
Nowelizacja nakłada na członka zarządu obowiązek nieujawniania tajemnicy spółki również po wygaśnięciu mandatu. Zasada ta ma obowiązywać również członków rady nadzorczej.
Udostępnianie wspólnikowi dokumentów dotyczących zatwierdzenia sprawozdania finansowego
Nowe przepisy umożliwiają wspólnikowi żądanie wydania dokumentów odpowiadających treścią sprawozdaniu zarządu z działalności spółki, sprawozdaniu finansowemu, sprawozdaniu rady nadzorczej lub sprawozdaniu z badania.
Żądanie takie wspólnik może zgłosić zarządowi od dnia zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Dokumenty powinny być udostępnione niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie dwóch dni powszednich od dnia zgłoszenia żądania.
Ważne jest to, że wspólnik może zażądać udostępnienia dokumentów w postaci elektronicznej, w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Obliczanie kadencji
Nierzadko staliśmy przed wyzwaniem prawidłowego określenia kadencji członków organów spółki. Kwestia ta pozostawała nieuregulowana, co powodowało liczne rozbieżności interpretacyjne.
Nowelizacja rozwiewa wątpliwości, bo zgodnie z nowymi przepisami kadencja członków zarządu i rady nadzorczej obliczana jest w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa lub statut stanowi inaczej.
Protokołowanie uchwał zarządu
Wraz z wejściem w życie zmian, wszystkie posiedzenia zarządu będą musiały być protokołowane. Nie wystarczy już więc samo spisanie uchwały podjętej przez zarząd.
Protokół powinien zawierać:
- porządek obrad,
- imiona i nazwiska obecnych członków zarządu,
- liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały.
W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem.
Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.
W prostej spółce akcyjnej oraz w spółce akcyjnej zachowano obowiązek protokołowania uchwał zarządu, a nowelizacja wprowadza jedynie rozszerzenie w zakresie samej treści protokołu i osób podpisujących go.
Protokół posiedzenia zarządu, rady nadzorczej lub rady dyrektorów prostej spółki akcyjnej oraz protokół uchwał zarządu spółki akcyjnej powinny zawierać takie same dane, jak w przypadku protokołu uchwał zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jedynie w przypadku protokołu uchwał organu prostej spółki akcyjnej, nie ma obowiązku wskazywania porządku obrad.
Obecnie nie będzie wymagane podpisywanie protokołu uchwał w PSA i S.A. przez wszystkich członków organu obecnych na posiedzeniu. Wystarczy, że protokół zostanie podpisany przez jednego członka. Umowa lub statut spółki może jednak przewidywać odmienne zasady w tym zakresie.
Brak jest jednak przepisu, który ograniczałby zastosowanie powyższych zasad jedynie do organów wieloosobowych. Zatem, nowe obowiązki dotyczące protokołowania uchwał, będą również stosowane w przypadku uchwał podejmowanych przez jedynego członka zarządu.
To tylko część zmian, które wchodzą w życie już 13 października. O nowym prawie grup spółek i zdecydowanie szerszej, niż omówiona tutaj, reformie ładu korporacyjnego spółek kapitałowych napiszemy już wkrótce.
Materiał opracowała Małgorzata Fułczyńska – Ostapowicz
