Rok 2022 przyniósł długo oczekiwane zmiany w zakresie składania podpisów na sprawozdaniach finansowych. W przypadku spółek, które posiadają wieloosobowy zarząd sprawozdania finansowe składane za 2021 r. nie będą musiały być już podpisywane przez wszystkich członków zarządu.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe po 1 stycznia 2022 r.?
Roczne sprawozdanie finansowe podpisuje elektronicznie osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, zwykle będzie to księgowy spółki.
Do tej pory zasadą było również, że sprawozdanie finansowe podpisywał elektronicznie cały skład zarządu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem poprzez profil zaufany lub podpisem osobistym.
Jednak zgodnie z obowiązującymi od 1 stycznia 2022 r. zmienionymi przepisami ustawy o rachunkowości, sprawozdanie może podpisać elektronicznie co najmniej jedna osoba wchodząca w skład organu kierującego spółką (zarząd).
Konieczne jest jednak spełnienie dodatkowego warunku: przed podpisaniem sprawozdania finansowego pozostali członkowie zarządu muszą złożyć oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Oświadczenie takie dołączane jest do sprawozdania finansowego.
Oczywiście członkowie zarządu mogą również odmówić podpisania sprawozdania finansowego. Odmowa wymaga uzasadnienia i też dołączana jest do sprawozdania finansowego.
W jakiej formie składają oświadczenie członkowie zarządu?
Członkowie organu wieloosobowego będą mogli sporządzić wspomniane powyżej oświadczenia w postaci elektronicznej, opatrując dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym bądź w postaci papierowej opatrując je własnoręcznym podpisem. Jeżeli pod oświadczeniem zostały złożone własnoręczne podpisy, jedna z osób wchodzących w skład tego organu, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów.
Powyżej wskazane zasady podpisywania sprawozdania finansowego przez członków zarządu będę miały również zastosowanie do sprawozdań z działalności spółki, przy czym – i to akurat pozostaje bez zmian – tego sprawozdania nie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Jak wygląda to w przypadku spółek osobowych?
O ile w przypadku spółek kapitałowych oczywistym jest, że kierownikiem jednostki jest zarząd, to w przypadku spółek osobowych, konieczne jest prawidłowe zidentyfikowanie osób reprezentujących spółkę. I tak, kierownikiem jednostki są:
- wspólnicy prowadzący sprawy spółki cywilnej i spółki jawnej,
- wspólnicy prowadzący sprawy spółki partnerskiej albo jej zarząd,
- komplementariusze prowadzący sprawy spółki komandytowej i komandytowo-akcyjnej.
Jeżeli więc sprawy spółki prowadzi więcej niż jeden wspólnik, to od tego roku sprawozdanie finansowe może podpisać tylko jeden z nich. W przypadku gdy wspólnikiem upoważnionym do prowadzenia spraw spółki jest osoba prawna, wystarczy, że sprawozdanie finansowe zostanie podpisane przez jednego z członków zarządu wspólnika.
Krótkie podsumowanie
Wprowadzone zmiany zdecydowanie ułatwią wykonanie obowiązków sprawozdawczych przez spółki. Przepisy obowiązujące od 2018 r. wprowadziły obowiązek podpisania sprawozdania finansowego przez zarząd przy pomocy podpisu elektronicznego. W praktyce, mogło wiązać się to z dużym utrudnieniem. W przypadku gdy w skład zarządu wchodzili obcokrajowcy, koniecznym było uzyskanie numeru PESEL bądź zakup podpisu kwalifikowanego.
Zmiany przekładają się również na możliwość uniknięcia wielu problemów towarzyszących podpisywaniu sprawozdań finansowych. Prawidłowe podpisanie sprawozdania ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania spółek. Brak podpisu na sprawozdaniu finansowym uniemożliwia bowiem jego zatwierdzenie, a w konsekwencji również i podział zysku.
Opracowała Małgorzata Fułczyńska-Ostapowicz
