Czy zastawiałeś się czy Twoja firma spełnia wszystkie wymagania stawiane przez prawo?
Czy możesz spać spokojnie, będąc pewnym, że w przypadku kontroli przez instytucje państwowe nie zostanie nałożona na Ciebie kara?
Bezpieczeństwo prawne każdej firmy wymaga najwyższej uwagi i wyjątkowego zaangażowania.
Z uwagi na częste zmiany w przepisach, których liczba znacząco wzrasta w ostatnim latach, prawidłowe wdrożenie i stosowanie przez każdą firmę tzw. procedur zgodności z przepisami, jest wyjątkowo ważne.
Czym jest Bezpieczeństwo Prawne Twojej Firmy?
Bezpieczeństwo Prawne Twojej Firmy (nazywane też często w kulturze anglosaskiej po prostu jako „compliance”, czyli w nieco rozszerzonym tłumaczeniu „zgodność z przepisami”) to nie tylko dobrze dopracowany regulamin pracy, przeprowadzenie szkoleń z zakresu BHP czy wprowadzenie danych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.
To również szereg obowiązków z zakresu ochrony danych osobowych, ochrony środowiska czy budowa systemów antykorupcyjnych i antymobbingowych.
Bezpieczeństwo to także kodeks etyki Twojej firmy i ustalenie wartości, którymi kierujesz się Ty i Twoi pracownicy.
Są to jednak tylko niektóre z wyzwań stawianych przed każdym z przedsiębiorców. Lista wymaganych przez prawo procedur i dokumentacji jest o wielu dłużna. Istotnym jest, aby prawidłowo zidentyfikować swoje potrzeby.
Dobrze przygotowane procedury, to jednak nie tylko Twoje bezpieczeństwo, to przede wszystkim efektywne działanie Twojej firmy. Poprzez wprowadzenie systemów zarządzania przedsiębiorstwem, procedury obiegu dokumentów czy komunikacji z klientem usprawnisz również pracę swojego zespołu.
Kto odpowiada za bezpieczeństwo prawne firmy?
Rolą osób zarządzających firmą jest nie tylko realizowanie złożonych celów biznesowych, ale również działanie zgodnie z prawem i pełnienie funkcji z należytą starannością.
Wszelkie zaniechania w tym zakresie są nieodłącznie powiązane z ryzykiem poniesienia odpowiedzialności przez osoby zarządzające firmą. Pamiętaj, że jest to odpowiedzialność osobista, tak karna, karnoskarbowa jak i finansowa.
Brak zgodności z prawem naraża również samą firmę na wymierne straty finansowe. Ewentualne kontrole mogą wiązać się zagrożeniem nałożenia kary finansowej. Kontrola sama w sobie może spowodować również spowolnienie w prowadzonej działalności. Zamiast skupić się na bieżących sprawach biznesowych, będziesz zmuszony składać wyjaśnienia, udostępniać dokumenty czy spędzać czas na analizie stanowiska organu.
Czy jesteś na to gotowy?
W ostatnim czasie obserwujemy nie tylko wzrost obowiązków nakładanych na przedsiębiorców, ale również rozszerzenie sankcji za ich naruszenie. Kontroli organów administracji publicznej jest coraz więcej.
Bezpieczeństwo prawne firmy, wymaga wiec najwyższej uwagi i wyjątkowego zaangażowania.
Jak zapewnić bezpieczeństwo prawne firmie?
Każda firma jest inna, każda wyznacza sobie inne cele biznesowe. Jednak jeden cel powinien być wspólny – biznes powinien być prowadzony odpowiedzialnie i bezpiecznie.
Proces zapewnienia bezpieczeństwa Twojej firmie powinien składać się z następujących etapów:
- Audyt.
- Przygotowanie dokumentacji.
- Wdrożenie procedur.
- Szkolenie pracowników.
- Monitorowanie stosowania procedur.
Kluczowym elementem całego procesu jest przeprowadzenie audytu firmy, zapoznanie się ze stosowanymi procedurami, weryfikacja istniejącej dokumentacji i rozmowa z pracownikami. W pierwszej kolejności trzeba zdefiniować istniejące i potencjalne zagrożenia. Wszelkie procedury powinny być dostosowane do Twoich potrzeb i zgodne z Twoimi założeniami.
Dopiero po skrupulatnie przeprowadzonym audycie możliwe jest przygotowanie dokumentacji szytej na miarę. Istotnym jest również, aby poszczególne procedury były faktycznie stosowane i przestrzegane w Twojej firmie. Nie zapomnij o zapoznaniu nimi pracowników.
Pamiętaj jednak, że jedną z rzeczy, których możemy być pewni to zmiany, a w szczególności te w prawie.
Istotne jest więc monitorowanie zmian i uaktualnianie procedur w przypadku ich wystąpienia.
Proces może wydawać się długotrwały i pracochłonny, ale warto go przeprowadzić. Zwłaszcza z doświadczonymi partnerami.
Zapraszamy do śledzenia naszych dalszych publikacji z zakresu Bezpieczeństwa Prawnego Twojej Firmy.
Opracowała: Małgorzata Fułczyńska – Ostapowicz
