Nie da się prowadzić biznesu bez zawierania umów.
W dzisiejszych czasach coraz powszechniejsze stało się zawieranie umów na odległość, często przy wykorzystaniu wyłącznie korespondencji mailowej, bez kontaktu osobistego czy nawet telefonicznego.
Czy wykonanie umowy i zapłata ceny są wystarczające aby nie obawiać się kontroli i odpowiedzialności karnej i karnoskarbowej?
A czy Ty dobrze znasz swojego kontrahenta?
Tytułem wstępu wystarczy podać przykład naszego klienta.
Przedsiębiorca zawarł umowę z nowym podmiotem. Umowa została wykonana, towar odebrany, faktura wystawiona i zapłacona. Po czasie okazało się, że dostawca uczestniczył w „karuzeli podatkowej”. Aktualnie, aby uniknąć odpowiedzialność karnej i karnoskarbowej klient musi udowodnić, że dołożył należytej staranności podczas weryfikacji swojego kontrahenta.
Jak zweryfikować kontrahenta?
Wewnętrzna procedura weryfikacji kontrahenta nie jest tylko stosem dokumentów, które powinny zostać głęboko schowane.
Skutecznie opracowane i wdrożone dokumenty wewnętrzne powinny być niejako instrukcją w danej – realnej sytuacji. Powinny odpowiadać w prosty sposób na pojawiające się pytania oraz odpowiadać Twojemu środowisku biznesowemu.
Pamiętaj: dokumenty powinny być proste i zrozumiałe.
Powinny jednak być też uzupełnione o wiedzę praktyczną, czyli szkolenie Twojego zespołu. Szkolenia powinny koncentrować się na aspektach praktycznych, dopasowanych do roli oraz funkcji w organizacji, jaką pełni dana osoba. Edukacja w procesie weryfikacji kontrahenta ma również charakter ciągły, systematyczny i powtarzalny.
Operacyjne wdrożenie systemów weryfikacji kontrahentów obejmuje także kwestie współpracy z partnerami, dostawcami, jednostkami zajmującymi się tą problematyką w procesach zakupowych, kontrahentami i ich sprawdzenia.
Wdrożenie skutecznych procedur weryfikacji kontrahentów pozwala przede wszystkim zminimalizować ryzyka prawne, finansowe czy wizerunkowe grożące firmie.
Jak powinna wyglądać procedura weryfikacji kontrahenta?
Procedura weryfikacji kontrahenta powinna zawierać listę czynności, które podejmiesz przed zawarciem umowy. Do czynności, które powinny być podjęte, można zaliczyć m.in.:
- weryfikacja formalna: sprawdzenie publicznych rejestrów takich jak KRS, CEIDG, wykaz podatników VAT, biała lista,
- weryfikacja ceny: upewnij się czy cena oferowana przez kontrahenta nie odbiega od ceny rynkowej bez ekonomicznego uzasadnienia,
- weryfikacja warunków transakcji: sprawdź czy termin płatności odpowiada terminom przyjętym w danej branży oraz czy inne warunki transakcji nie odbiegają od umów zawieranych z innymi podmiotami z danej branży,
- weryfikacja środowiska, w którym kontrahent prowadzi biznes: upewni się czy kontrahent posiada odpowiednie zaplecze techniczno – organizacyjne do wykonania danej umowy.
To tylko przykładowe czynności.
W zależności od okoliczności ich lista może być dłuższa, a każdy dodatkowy element weryfikacji kontrahenta będzie świadczył o Twojej należytej staranności.
Pamiętaj, aby dokumentować czynności, które wykonałeś.
Zapisuj pobrane z publicznych rejestrów wyciągi i odpisy.
Rzetelne i precyzyjne udokumentowanie podjętych działań jest pierwszym dużym krokiem do zapewnienia firmie i sobie bezpieczeństwa.
Procedura weryfikacji kontrahenta
Budowę procedur weryfikacji możemy podzielić na kilka elementów, których dopiero całkowite wdrożenie daje możliwość uznania, że są one skuteczne.
Istotny jest aspekt funkcjonowania tych procedur jako procesów biznesowych, a nie jednorazowych działań. Nie wystarczy tylko jednorazowa weryfikacja kontrahenta.
A przy długotrwałej współpracy, pamiętaj, aby aktualizować dane.
W odpowiednich odstępach czasu, dokonaj ponownego sprawdzenia kontrahenta na wszystkich lub wybranych polach.
Odpowiedzialność za brak należytej staranności
Jednym z argumentów przemawiających za wdrożeniem procedury weryfikacji kontrahenta jest bezpieczeństwo przedsiębiorcy, członków zarządu i menedżerów, którzy są prawnie zobligowani do wykazywania należytej staranności w prowadzeniu spraw spółki.
Należyta staranność obejmuje wiele obszarów, w tym kwestie związane z weryfikacją kontrahentów. Brak należytej staranności członka zarządu może być – w zależności od kontekstu – również powodem jego osobistej odpowiedzialności.
Uczestnik karuzeli podatkowej może usłyszeć zarzuty z następujących przepisów:
- 56 Kodeksu karnoskarbowego (KKS) – zwany oszustwem podatkowym. Za czyn ten grozi zasadniczo kara do 5 lat pozbawienia wolności lub wielomilionowa grzywna.
- 62 KKS – wystawienie w sposób nierzetelny faktury lub rachunku, a także posługiwanie się nimi, co zagrożone jest karą pozbawienia wolności od roku do 5 lat lub wielomilionową grzywną.
- 76 KKS –bezpodstawny zwrotu podatku, gdzie kara wynosi do 5 lat pozbawienia wolności.
- 286 Kodeksu karnego (KK) – oszustwo, które zagrożone jest karą pozbawienia wolności do 8 lat.
- 271 KK – wystawianie faktur poświadczających nieprawdę lub ich używanie, zagrożone co do zasady karą do 8 lat pozbawienia wolności.
Niezależnie od powyższego uczestnikom karuzeli podatkowej często stawia się zarzut brania udziału w zorganizowanej grupie przestępczej, który to czyn zagrożony jest karą do 5 lat pozbawienia wolności.
Co więc zrobić w przypadku kontroli?
Należy wykazać, że dołożyliśmy należytej staranności. Czyli trzeba udowodnić, że podjęliśmy wszystkie niezbędne czynności w celu weryfikacji naszego kontrahenta.
Opracowała Małgorzata Fułczyńska-Ostapowicz
